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E-Mail Management

12.05.2021 | E-Mails sind aus dem Berufsalltag nicht mehr wegzudenken, ein professionelles E-Mail Management ein Muss für jedes Unternehmen.

Für die geschäftliche Korrespondenz spielen E-Mails eine wichtige Rolle. Wie eine aktuelle repräsentative Befragung des Digitalverbands Bitkom ergab, gehen in Deutschland täglich durchschnittlich 26 E-Mails in jedem beruflichen Postfach ein. Auch die zunehmende Nutzung – besonders in den vergangenen Monaten – von Kollaborationstools und Videokonferenzen ändert nichts daran, dass die E-Mail für die meisten Berufstätigen das wichtigste Kommunikationsmittel bleibt.

E-Mail-Management: Ein Muss für jedes Unternehmen

Angesichts der Flut an E-Mails, die tagtäglich in Unternehmen bewältigt werden muss, empfiehlt sich die Einführung eines professionellen E-Mail Managements. Mit der zentralen Verwaltung von E-Mails wird die Basis für ein zielgerichtetes und erfolgreiches Informationsmanagement geschaffen, wovon das gesamte Unternehmen profitiert:

Sei es, um die gesetzlichen Anforderungen zur Aufbewahrung der E-Mail als Geschäftsbrief zu erfüllen, damit verbundene interne Arbeitsabläufe zu beschleunigen oder nur um sicherzustellen, dass darin enthaltene, wichtige Informationen blitzschnell und jederzeit zur Verfügung stehen.
Das E-Mail Management von ELO stellt hierzu alle notwendigen Funktionen bereit. Das Besondere an dem Lösungspaket ist die Möglichkeit der nahtlosen Integration in vorhandene Arbeitsprozesse und die Flexibilität, es beliebig an jeden Bedarf anzupassen. So kann das ELO E-Mail Management bei wachsenden Anforderungen um eine Vielzahl an spezialisierten Fachlösungen wie Rechnungs-, Vertrags- oder Besuchermanagement erweitert werden.

Geschäftsprozesse beschleunigen

Die Vorteile einer E-Mail-Management-Lösung liegen nicht nur in der rechtskonformen Archivierung, sondern auch in der Fähigkeit, E-Mails vorgangsbezogen den richtigen Geschäftsprozessen zuzuweisen. So ist es beispielsweise möglich, Kunden- oder Projektanfragen direkt in den richtigen Ordner abzulegen und einen per Workflow definierten Arbeitsprozess anzustoßen.
 
Dies kann automatisiert über einen Serverprozess oder individuell über den entsprechenden Client erfolgen. Das Ergebnis ist eine für das Unternehmen und die Mitarbeiter sichere und schnelle Abwicklung der Geschäftsvorfälle.

Sicher und rechtskonform

Die elektronische Mail gilt es, als Geschäftsbrief vorgangsbezogen über vorgeschriebene Aufbewahrungszeiträume hinweg zu archivieren. Zum einen zur Einhaltung der rechtlichen Anforderungen (GoBD, HGB, AO usw.), zum anderen aber auch, um nach Jahren – sei es bei einer Steuerprüfung oder einer gerichtlichen Auseinandersetzung – den kompletten Schriftverkehr für einen lückenlosen Nachweis verfügbar zu haben.

War hier bisher hoher manueller Aufwand notwendig, gelingt dies mit der automatisierten, regel- und serverbasierten E-Mail Archivierung von ELO mit Leichtigkeit. Über frei konfigurierbare Aktionsbäume lässt sich bestimmen, wie geschäftliche E-Mails automatisch archiviert werden.

E-Mail-Management steigert die Effizienz im Unternehmen

Alle E-Mails werden vorgangsbezogen und zentral im Archiv abgelegt. Damit werden Speicherkosten des E-Mail-Servers gesenkt und so die Performance des Systems nachhaltig erhöht. Mit der intelligenten Suche können benötigte Informationen in kürzester Zeit aufgefunden und effizienter im Arbeitsprozess genutzt werden.

Zukunftssicher

Neueste Technologien machen das E-Mail Management zu einer zukunftssicheren Lösung, die sich jeglichen individuellen Anforderungen anpasst. Unternehmen haben die Wahl, ob sie auf die Anwendung in der Cloud setzen, lokale Server nutzen oder den hybriden Einsatz bevorzugen. Darüber hinaus ermöglicht E-Mail Management auch die Nutzung kollaborativer Funktionen und verbessert damit die Zusammenarbeit im Unternehmen.

Größtmögliche Flexibilität

Gemäß den jeweiligen Anforderungen entscheiden Unternehmen, ob sie mit einer manuellen (clientbasierten) oder automatischen (serverbasierten) Archivierung arbeiten möchten. Ebenso lassen sich beide Ansätze problemlos kombinieren.
 
Die manuelle Archivierung ermöglicht eine hohe Flexibilität. Allerdings ist damit nicht garantiert, dass alle Geschäftsmails erfasst werden. Die automatische Archivierung bringt einen hohen Automatisierungsgrad mit sich und bietet die nötigen Voraussetzungen, um alle Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Im Beratungsgespräch mit den Experten von MODOX findet sich für jeden Bedarf die passende Lösung.

E-Mail-Management integriert in Microsoft Outlook

Mit der vollständigen Integration des Archivs in Microsoft Outlook kann das E-Mail Management individuell und aufgabenbezogen direkt in der gewohnten Arbeitsumgebung genutzt werden. Per Drag & Drop können E-Mails aus der Postbox dem richtigen Vorgangsordner zugewiesen, wichtige E-Mails auf Wiedervorlage gelegt oder nach bereits archivierten E-Mails gesucht werden. Damit eröffnet der in Outlook integrierte ELO-Client neue Möglichkeiten der effizienten Informationsverwaltung.

Auf einen Blick

Nutzen auch Sie die Möglichkeiten, die sich mit einem professionellen E-Mail Management für Ihr Unternehmen eröffnen! Sparen Sie wertvolle Zeit und profitieren Sie von den Vorteilen:

  • Vollständige Integration der E-Mails in die Geschäftsprozesse
  • Schutz vor Datenverlust
  • Rechtskonforme Archivierung und Einhaltung der IT-Compliance
  • Mehr Effizienz durch einfache Suche und schnelle Informationsverfügbarkeit
  • Nachtlose Eindbindung der Lösung in Microsoft Outlook
  • Investitionsschutz durch zukunftssichere Lösung: gleichermaßen geeignet für On-Premise, Cloud und Hybrid
  • Kosten reduzieren durch Entlastung der Microsoft Exchange Postfächer

Sie haben Fragen? Gerne beantworten wir diese!

Kontakt aufnehmen

Ihr Ansprechpartner:
Rainer Eholzer
Prokurist, MODOX-Modern Documents GmbH

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