Definition von Managed Print Services (MPS)
MPS ist eine Abkürzung, die für viele Begriffe stehen kann: Von Materialproduktsystem über multiple Persönlichkeitsstörung bis hin zur Mini Playback Show finden sich auf Wikipedia die unterschiedlichsten Einträge hierzu.
MPS steht aber auch für Managed Print Services, worum es im folgenden Artikel gehen wird.
Managed Print Services (MPS) ist ein Service-Modell, bei dem ein externer Dienstleister die Verwaltung und Optimierung der Druckumgebung eines Unternehmens übernimmt, um Kosten zu senken, Sicherheit und Effizienz zu verbessern und die IT-Abteilung zu entlasten.
Was versteht man unter MPS?
MPS umfasst eine Vielzahl von Dienstleistungen, wie beispielsweise die Analyse des Druckbedarfs, die Wartung und Reparatur von Druckern, die Lieferung von Verbrauchsmaterialien sowie das Monitoring und die Kontrolle der Druckumgebung. Das Ziel von Managed Print Services ist es, die Kosten für den Druckbetrieb zu senken, die Sicherheit zu verbessern, die Effizienz zu steigern und die IT-Abteilung zu entlasten.
Unternehmen können MPS nutzen, um ihre Druckumgebung zu optimieren, ohne eigene Ressourcen zu binden oder Expertise aufbauen zu müssen.
Was ist das Prinzip von Managed Print Services?
Das genaue Funktionsprinzip von Managed Print Services (MPS) kann je nach Anbieter und Leistungsumfang variieren, aber im Allgemeinen umfasst es folgende Schritte:
- Analyse des Druckbedarfs: Der MPS-Anbieter führt eine Analyse der Druckumgebung des Unternehmens durch, um den tatsächlichen Druckbedarf zu ermitteln und die vorhandenen Geräte und Prozesse zu bewerten.
- Design und Implementierung: Basierend auf den Ergebnissen der Analyse erstellt der Dienstleister ein individuelles Konzept zur Optimierung der Druckumgebung. Dies umfasst beispielsweise die Auswahl von geeigneten Druckern und Verbrauchsmaterialien sowie die Implementierung von Überwachungs- und Kontrollmechanismen.
- Wartung und Reparatur: Um den reibungslosen Betrieb der Drucker sicherzustellen, können Unternehmen deren regelmäßige Wartung und Reparatur mithilfe von Managed Print Services auslagern. Dies kann je nach Bedarf vor Ort oder remote erfolgen.
- Verbrauchsmaterialien: Der MPS-Anbieter liefert Verbrauchsmaterialien wie Toner und Papier just-in-time, um sicherzustellen, dass immer genügend Material vorhanden ist, aber auch keine überflüssigen Bestände entstehen.
- Monitoring und Kontrolle: Um mögliche Probleme schnell erkennen und beheben zu können, wird die Druckumgebung im Rahmen der Managed Print Services kontinuierlich überwacht. Dies umfasst beispielsweise Druckvolumen, Verbrauchsmaterialbestände und Druckkosten.
Durch die Nutzung von MPS wird die IT-Abteilung deutlich entlastet, da die gesamte Verwaltung der Druckumgebung durch einen externen Dienstleister übernommen wird.
Einsatzmöglichkeiten von MPS
Welche Unterscheidungen gibt es?
Managed Print Services gibt es in verschiedenen Ausführungen, und je nach Anbieter können sich die Leistungen und Funktionen stark unterscheiden. Es ist daher wichtig, die Unterschiede zwischen den Angeboten zu kennen, um das für das eigene Unternehmen am besten geeignete MPS-Paket zu finden.
In diesem Abschnitt werden wir uns daher mit den Unterschieden auseinandersetzen und Ihnen helfen, die für Sie wichtigsten Merkmale zu verstehen. Denn nur so können Sie sicherstellen, dass Ihr MPS-Angebot genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist und Sie langfristig Zeit, Kosten und Ressourcen sparen können.
- Leistungsumfang: Es gibt MPS-Anbieter, die sich auf bestimmte Teilbereiche der Druckumgebung spezialisiert haben, wie zum Beispiel die Wartung und Reparatur von Druckern oder die Lieferung von Verbrauchsmaterialien. Andere Anbieter bieten einen umfassenderen Leistungsumfang an, der auch die Analyse des Druckbedarfs, das Design und die Implementierung von Lösungen sowie das Monitoring und die Kontrolle der Druckumgebung umfasst.
- Art der Implementierung: MPS kann als On-Premise-Lösung oder als Cloud-Service implementiert werden. Eine On-Premise-Lösung erfordert, dass die Hardware und Software beim Kunden installiert werden, während eine Cloud-Lösung die Verwaltung der Druckumgebung aus der Ferne ermöglicht.
- Branchen: Managed Print Services können in verschiedenen Branchen eingesetzt werden, wie beispielsweise im Gesundheitswesen, im Bildungswesen oder in der Fertigungsindustrie. Dabei können branchenspezifische Anforderungen und Lösungen berücksichtigt werden.
- Unternehmensgröße: MPS-Lösungen können sowohl für kleine und mittelständische Unternehmen als auch für große Konzerne angepasst werden. Dabei können die Anforderungen und Bedürfnisse der Unternehmen in Bezug auf die Druckumgebung berücksichtigt werden.
Insgesamt gibt es bei Managed Print Services eine Vielzahl von Unterschieden, angefangen bei den angebotenen Leistungen bis hin zu den Preismodellen. Es ist wichtig, dass Unternehmen ihre Anforderungen und Erwartungen klar definieren und sich für den passenden MPS-Anbieter entscheiden.
Welche Teilbereiche gibt es?
Im Bereich Managed Print Services (MPS) gibt es verschiedene Teilbereiche:
- Drucker- und Multifunktionsgeräteverwaltung: Dieser Teilbereich umfasst die Verwaltung und Überwachung von Druckern und Multifunktionsgeräten in einer Organisation. Hierzu gehören die Installation und Konfiguration der Geräte, das Monitoring der Druckvorgänge sowie die Wartung und Reparatur von Geräten.
- Verbrauchsmaterialien: Die Verwaltung von Verbrauchsmaterialien umfasst die Bestellung und Lieferung von Tintenpatronen, Tonerkartuschen und anderem Verbrauchsmaterial für Drucker und Multifunktionsgeräte. Durch die Verwaltung von Verbrauchsmaterialien können Unternehmen die Kosten für den Druckbetrieb reduzieren.
- Wartung und Reparatur: Die Wartung und Reparatur von Geräten ist ein wichtiger Teilbereich von MPS, der dazu beiträgt, die Betriebszeit der Geräte zu maximieren und Ausfallzeiten zu minimieren. Hierzu gehören regelmäßige Wartungsarbeiten sowie die Reparatur von Geräten im Falle von Störungen oder Defekten.
- Datensicherheit: Datensicherheit ist ein wichtiger Aspekt im Bereich MPS, da sensible Informationen wie Kundendaten oder Geschäftsgeheimnisse über die Druckumgebung übertragen werden können. MPS-Anbieter können daher Sicherheitslösungen anbieten, um den Schutz der Daten zu gewährleisten.
- Kostenkontrolle: MPS kann Unternehmen dabei helfen, die Kosten für den Druckbetrieb zu reduzieren. Hierzu können verschiedene Maßnahmen ergriffen werden, wie beispielsweise die Reduzierung des Papierverbrauchs oder die Einführung von Druckquoten.
- Druckprozesse und Workflows: Die Implementierung von Druckprozessen und Workflows kann dazu beitragen, die Effizienz der Druckumgebung zu steigern.
Insgesamt umfassen Managed Print Services eine Vielzahl von Teilbereichen, die je nach Bedarf und Anforderungen eines Unternehmens eingesetzt werden können. Die Wahl des richtigen Teilbereichs kann auch hier entscheidend sein, um die Effizienz und Produktivität eines Unternehmens zu steigern. Es ist daher wichtig, sich gut zu informieren und die richtigen Experten hinzuzuziehen, um die besten Ergebnisse zu erzielen.
Wenn Sie sich einmal für den passenden MPS-Teilbereich entschieden haben, können Sie sich auf eine langfristige, erfolgreiche Zusammenarbeit und eine optimierte Druckinfrastruktur freuen.
Warum Unternehmen MPS nutzen sollten
Immer mehr Unternehmen setzen auf Managed Print Services (MPS) als Lösung für ihre Druckinfrastruktur. Aber warum ist das so? Was sind die Vorteile von MPS gegenüber einer herkömmlichen Druckumgebung?
Einer der Hauptvorteile von MPS ist die Kosteneffizienz. Durch eine optimierte Druckinfrastruktur können Unternehmen ihre Druckkosten deutlich. Zudem reduziert sich der Aufwand für die Verwaltung der Druckumgebung, da die MPS-Anbieter die Verantwortung für die Wartung und Instandhaltung der Geräte übernehmen.
Ein weiterer Vorteil ist die Steigerung der Produktivität. Mit einer MPS-Lösung können Mitarbeiter schneller und einfacher auf Druckdienstleistungen zugreifen, was zu einer höheren Effizienz und Produktivität führt. Durch die Integration von mobilen Geräten und Cloud-Technologie wird auch das Arbeiten von unterwegs oder aus dem Homeoffice erleichtert.
Darüber hinaus bietet MPS auch mehr Sicherheit für vertrauliche Dokumente. Durch die Implementierung von Zugriffskontrollen und die Verschlüsselung von Daten werden die Risiken von Datenlecks und Datenschutzverletzungen minimiert.
Neben diesen Vorteilen kann MPS auch dabei helfen, die Umweltbilanz eines Unternehmens zu verbessern. Die Reduzierung von Papier- und Energieverbrauch sowie der Einsatz von umweltfreundlichen Geräten und Recycling-Programmen unterstützt Unternehmen dabei, ihre Nachhaltigkeitsziele erreichen.
Fazit
Managed Print Services bieten signifikante Vorteile – darunter Kosteneffizienz, höhere Produktivität, verbesserte Sicherheit und Nachhaltigkeit. Vor einer Entscheidung für MPS sollte man die eigenen Bedarfe genau ermitteln, um so die Vorteile optimal für sich zu nutzen. Wenn dann das nächste Mal der Drucker streikt, bringt Sie das so schnell nicht mehr aus der Ruhe.
Gerne beraten Sie die Experten von MODOX zu den Möglichkeiten in Ihrem Unternehmen.