„Ursache des Problems ist bei solchen Konstellationen oft, dass die Weiterentwicklung der Unternehmens-IT nur unzureichend in die Gesamtstrategie eingebunden ist“, sagt Oliver Möcklin, Geschäftsführer von Orgateam. Um ein unproduktives Nebeneinander von IT und anderen Abteilungen im Betrieb zu vermeiden, plädiert er für mehr gegenseitiges Verständnis – vor allem unter strategischen Gesichtspunkten. So sollten IT-Experten im Unternehmen nicht auf ihre Technologie fixiert sein, sondern sich als interner Dienstleister für die Optimierung von Geschäftsprozessen sehen, der mit seinen Lösungen zur Wertschöpfung im Unternehmen beiträgt. Auf der anderen Seite sollte sich das Management darüber bewusst sein, dass fundierte Entscheidungen nur mit klar definierten Rahmenbedingungen möglich sind.
IT muss einen Produktivbeitrag leisten
Sinnvoll ist es, bei der strategischen Einbindung der IT nach dem Top-Down-Ansatz vorzugehen. Die Gesamtziele des Unternehmens und die Werte, die es verkörpert, bilden dabei die oberste Messlatte. Daraus leiten sich konkrete Anforderungen an einzelne Betriebsbereiche ab – und diese Vorgaben bilden den Rahmen, innerhalb dessen über IT-Maßnahmen entschieden wird. „Je konkreter die strategischen Ziele auf die Maßnahmen in einzelnen Geschäftsbereichen heruntergebrochen werden, umso besser lässt sich herausarbeiten, welchen Produktivbeitrag die IT leisten kann und welche Kriterien IT-Lösungen zu erfüllen haben“, sagt Möcklin.
Nicht nur mit Blick auf die Optimierung der Produktions- und Verwaltungsprozesse ist die strategische Einbindung der IT für moderne Unternehmen unabdingbar. Auch Datenschutz und Compliance – unter diesem Begriff wird die Einhaltung von gesetzlichen oder vertragsrechtlichen Regeln sowie freiwilligen Richtlinien zusammengefasst – nehmen großen Einfluss auf die IT-Strategie. Hier wird ebenso wie in anderen Bereichen idealerweise zuerst der unternehmensweite Standard definiert, der dann in der IT umgesetzt wird.
Dabei bildet sich häufig ein Spannungsfeld zwischen maximaler Gesetzestreue und möglichst großer Benutzerfreundlichkeit. Ein Klassiker ist in diesem Bereich die Frage, auf welche Weise die Geburtstage von Geschäftspartnern gespeichert werden sollen. Nach den datenschutzrechtlichen Vorgaben ist es nicht erlaubt, solche personenbezogenen Daten zentral zu speichern. Auf der anderen Seite sollte der Zugriff für zuständige Mitarbeiter so komfortabel gestaltet sein, dass Geburtstagsgrüße mit möglichst geringem Aufwand verschickt werden können. Die IT-Abteilung kann nur dann eine regelkonforme Lösung entwickeln, wenn die Leitplanken in Form der unternehmenseigenen Compliance-Strategie klar benannt sind.
Runde Ergebnisse aus erster Hand
Externe Berater können bei der Strategieentwicklung und Implementierung wertvolle Unterstützung leisten. Der Kunde profitiert nicht nur vom Fachwissen des Beraters, sondern auch von dessen Außensicht auf das Unternehmen. Damit lassen sich Prozesse und Überlegungen hinterfragen und mit einem neutralen Partner diskutieren. Ein weiteres Tätigkeitsfeld der Berater ist die Durchführung von Schulungen für die Anwender im Unternehmen – immerhin entscheidet deren Kompetenz im Umgang mit der Software darüber, dass die Produktivitäts-PS im betrieblichen Alltag auf die Straße gebracht werden.
Orgateam setzt bei seinen Schulungs- und Weiterbildungsangeboten vorrangig auf individuell geschnürte Pakete. „Standardisierte Schulungsangebote mit der traditionellen Aufteilung vom Einsteiger- bis zum Expertenlevel sind oft wenig effizient, weil sie nicht auf den tatsächlichen Bedarf der einzelnen Teilnehmer zugeschnitten sind“, sagt Oliver Möcklin. Zwar sei die Ermittlung des Schulungsbedarfs mit einem gewissen Aufwand verbunden. „Doch das zahlt sich aus, weil die Individualisierung zum optimalen Schulungsergebnis führt.“
Schulungen vor Ort haben die Nase vorn
Die Schulungen werden überwiegend als Präsenztraining durchgeführt – je nach Kundenwunsch an einem der Standorte der ORGATEAM oder als Inhouse-Training beim Kunden. Im Vergleich zu Online-Schulungen sieht Oliver Möcklin darin klare Vorteile: „Im persönlichen Kontakt können unsere Trainer auf Nuancen achten, die im virtuellen Schulungsraum verlorengehen würden. Aus solchen kleinen Signalen ergeben sich oftmals konkrete Fragen, die der Teilnehmer in einem reinen Online-Kurs nie gestellt hätte.“
So schließt sich der Kreis: Auf der Basis einer klaren Strategie werden operative Maßnahmen für einzelne Unternehmensbereiche definiert, die gut geschulte Anwender umsetzen.