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Unsere Experten für IT-Beschaffung: Das Einkaufsteam der OCTO IT AG stellt sich vor

24.09.2026 | Die Beschaffung von IT-Hardware ist für Unternehmen häufig mit komplexen Anforderungen verbunden. Unterschiedliche Hersteller, technische Spezifikationen, Lieferzeiten und wirtschaftliche Rahmenbedingungen müssen aufeinander abgestimmt werden. Umso wichtiger sind erfahrene Ansprechpartner, die den Markt kennen und für jede Anforderung die passende Lösung finden.

Bei der OCTO IT AG kümmern sich unsere Expertinnen und Experten täglich darum, Unternehmen bei der IT-Beschaffung zu unterstützen. Dabei geht es nicht nur um die Auswahl geeigneter Produkte, sondern auch um strategische Einkaufsprozesse, langfristige Herstellerpartnerschaften und eine zuverlässige Zusammenarbeit mit unseren Lieferanten.

Doch wer steckt eigentlich hinter unserem Einkauf? Wir haben mit Patrick Firnkes, unserem Einkaufsleiter, und Désirée Hille aus dem Herstellermanagement gesprochen.

Im Interview geben die beiden Einblicke in ihre Aufgaben, erklären, worauf es bei der IT-Beschaffung ankommt, und verraten, welche Entwicklungen sie aktuell besonders beschäftigen.
 

Inhalte des Artikels:

IT-Beschaffung bei OCTO IT: Mehr als nur Hardware einkaufen

Interview: Patrick Firnkes – Einkaufsleiter bei OCTO IT

Interview: Désirée Hille – Herstellermanagement bei OCTO IT

Gemeinsam für eine erfolgreiche IT-Beschaffung

FAQ zum Thema IT-Beschaffung

IT-Beschaffung bei OCTO IT: Mehr als nur Hardware einkaufen

Ob Notebooks für neue Mitarbeitende, leistungsfähige Workstations oder die Ausstattung ganzer Unternehmensstandorte: Die Anforderungen an die IT-Beschaffung unterscheiden sich je nach Unternehmen und Einsatzzweck erheblich.

Eine erfolgreiche Beschaffung beginnt deshalb nicht erst mit der Bestellung. Zunächst gilt es, den tatsächlichen Bedarf zu verstehen, geeignete Produkte zu identifizieren und technische sowie wirtschaftliche Anforderungen miteinander in Einklang zu bringen.

Neben dem Anschaffungspreis spielen dabei weitere Faktoren eine wichtige Rolle. Dazu gehören unter anderem die Kompatibilität mit der bestehenden IT-Infrastruktur, die Verfügbarkeit der Produkte, Garantie- und Serviceleistungen sowie die langfristige Nutzbarkeit der Hardware.

Genau hier setzt die OCTO IT AG an. Durch die Erfahrung unseres Einkaufsteams und die enge Zusammenarbeit mit unseren Hersteller- und Lieferantenpartnern unterstützen wir Unternehmen dabei, ihre IT-Beschaffung bedarfsgerecht und wirtschaftlich zu gestalten.

Welche Aufgaben dahinterstecken und warum persönliche Beziehungen dabei so wichtig sind, erklären unsere beiden Experten im Interview.

Patrick Firnkes

Einkaufsleiter bei OCTO IT

Als Einkaufsleiter verantwortet Patrick Firnkes die strategische Beschaffung und die Weiterentwicklung unserer Einkaufsprozesse. Gemeinsam mit seinem Team sorgt er dafür, dass unsere Kunden die passende IT-Hardware zu attraktiven Konditionen erhalten.

Im Interview erklärt er, worauf es bei der IT-Beschaffung ankommt und warum ein starkes Lieferantennetzwerk dabei entscheidend ist.

Portrait Patrick Firnkes

Patrick, welche Aufgaben übernimmst Du als Einkaufsleiter bei OCTO IT und was macht Deine Arbeit besonders spannend?

Als Einkaufsleiter bin ich für die strategische Beschaffung und die Weiterentwicklung unserer Einkaufsprozesse verantwortlich. Dazu gehören unter anderem die Entwicklung von Einkaufsstrategien, das Lieferantenmanagement sowie die Verhandlung und Gestaltung von Verträgen. Gleichzeitig steuere ich eigenverantwortlich wichtige Projekte und arbeite daran, unsere internen Prozesse und Standards kontinuierlich zu optimieren.

Ein weiterer wichtiger Bestandteil meiner Arbeit ist die fachliche und disziplinarische Führung unseres vierköpfigen Teams. Dabei bin ich auch die Schnittstelle zwischen dem Management, den verschiedenen Fachabteilungen und unseren externen Partnern.

Besonders spannend finde ich den Austausch mit meinen Kolleginnen und Kollegen sowie unseren Geschäftspartnern. Obwohl sich die grundlegenden Aufgaben im Einkauf natürlich wiederholen, bringt der Arbeitsalltag immer wieder neue Anforderungen und Herausforderungen mit sich. Kein Projekt ist genau wie das andere. Diese Abwechslung und die Möglichkeit, gemeinsam Lösungen zu entwickeln, machen meine Arbeit für mich besonders interessant.

Worauf kommt es bei der Beschaffung von IT-Hardware für Unternehmen besonders an?

Entscheidend ist zunächst, die Anforderungen des Kunden genau zu verstehen. Es geht nicht darum, einfach das leistungsstärkste oder günstigste Produkt zu finden. Vielmehr müssen wir eine Lösung identifizieren, die sowohl technisch als auch wirtschaftlich zum jeweiligen Einsatzzweck passt.

Neben dem Preis und der Leistung spielen deshalb auch Faktoren wie Qualität, Kompatibilität, Lieferfähigkeit sowie Garantie- und Serviceleistungen eine wichtige Rolle. Hinzu kommt die langfristige Verfügbarkeit der Hardware, insbesondere wenn Unternehmen ihre IT-Infrastruktur über mehrere Jahre hinweg einheitlich betreiben oder erweitern möchten.

Gerade bei größeren Projekten ist es außerdem entscheidend, dass die benötigten Produkte in ausreichender Stückzahl und möglichst zuverlässig zum gewünschten Zeitpunkt verfügbar sind. Eine erfolgreiche IT-Beschaffung muss deshalb immer das Gesamtbild berücksichtigen. Nur so können wir sicherstellen, dass unsere Kunden eine Lösung erhalten, die ihren tatsächlichen Anforderungen entspricht.

Wie gelingt es Euch, auch bei komplexen Anforderungen die passende Hardware zu attraktiven Konditionen zu beschaffen?

Hier kommt es vor allem auf Erfahrung und ein gut aufgebautes Lieferantennetzwerk an. Durch die enge Zusammenarbeit mit unseren Lieferanten und Herstellern kennen wir die verschiedenen Möglichkeiten am Markt und können auch auf komplexe oder kurzfristige Anfragen flexibel reagieren.

Dabei spielen neben attraktiven Konditionen insbesondere die Lieferfähigkeit, die Zuverlässigkeit unserer Partner und eine offene Kommunikation eine wichtige Rolle. Je besser wir unsere Lieferanten kennen und je enger wir zusammenarbeiten, desto schneller können wir auf unterschiedliche Anforderungen reagieren und passende Lösungen finden.

Wichtig ist für mich außerdem, immer flexibel zu bleiben. Wenn ein Kunde beispielsweise ein bestimmtes Produkt benötigt, das aktuell nicht verfügbar ist, prüfen wir gemeinsam mit unseren Partnern mögliche Alternativen. So können wir häufig eine andere Lösung anbieten, die den technischen und wirtschaftlichen Anforderungen des Kunden ebenfalls entspricht.

Unser Ziel ist es, auch bei schwierigen Rahmenbedingungen handlungsfähig zu bleiben und für unsere Kunden die bestmögliche Beschaffungslösung zu finden.

Was zeichnet für Dich eine gute Zusammenarbeit mit Lieferanten aus?

Für mich basiert eine gute Zusammenarbeit vor allem auf Vertrauen, Verlässlichkeit und einer offenen Kommunikation. Eine langfristige Geschäftsbeziehung funktioniert nur dann, wenn sich beide Seiten aufeinander verlassen können und ihre jeweiligen Anforderungen und Erwartungen verstehen.

Genauso wichtig ist mir ein partnerschaftlicher Umgang auf Augenhöhe. Dazu gehört auch, dass man Probleme offen anspricht und gemeinsam nach Lösungen sucht, anstatt Schwierigkeiten einfach weiterzugeben oder Verantwortlichkeiten hin- und herzuschieben.

Gerade im Einkauf können immer wieder unvorhergesehene Situationen entstehen, beispielsweise durch Lieferengpässe oder kurzfristige Änderungen bei Kundenprojekten. In solchen Momenten zeigt sich, wie gut eine Partnerschaft tatsächlich funktioniert.

Wenn beide Seiten ehrlich miteinander kommunizieren, flexibel bleiben und lösungsorientiert zusammenarbeiten, profitieren am Ende alle davon: unsere Lieferanten, wir als OCTO IT und vor allem unsere Kunden.

Désirée Hille

Herstellermanagement bei OCTO IT

Désirée Hille verantwortet den strategischen Ausbau und die Weiterentwicklung unserer Herstellerpartnerschaften. Dabei verbindet sie die Anforderungen unserer Kunden mit den Möglichkeiten unserer Hersteller und sorgt dafür, dass wir unser Portfolio kontinuierlich weiterentwickeln.

Im Interview verrät sie, was erfolgreiche Herstellerpartnerschaften ausmacht und wie neue Technologien wie KI die IT-Beschaffung verändern.

Portrait Désirée Hille

Désirée, was gehört zu Deinen Aufgaben im Herstellermanagement und wie sieht Dein Arbeitsalltag aus?

Meine Aufgaben im Herstellermanagement sind sehr vielseitig und lassen sich in vielen Bereichen mit denen eines Alliance Managers vergleichen. Im Kern bin ich dafür verantwortlich, die Geschäftsbeziehungen zwischen OCTO IT und unseren Herstellern aufzubauen, weiterzuentwickeln und strategisch zu steuern. Dazu gehören unter anderem die Prüfung und Verhandlung von Verträgen, die Bewertung der Anforderungen und Vorteile der jeweiligen Partnerprogramme, die Betreuung unserer Zertifizierungen sowie die kontinuierliche Weiterentwicklung unserer Herstellerbeziehungen.

Ein wichtiger Bestandteil meiner Arbeit sind außerdem regelmäßige Business Reviews, insbesondere QBRs. Dabei betrachten wir gemeinsam mit den Herstellern die bisherige Geschäftsentwicklung, die Zielerreichung und natürlich auch die nächsten strategischen Schritte. Darüber hinaus gehören die gemeinsame Entwicklung von Marketingmaßnahmen, die Anforderung und Prüfung von Rebates, der strategische Ausbau unserer Partnerstatus sowie die Erreichung definierter Targets zu meinen Aufgaben. Gleichzeitig geht es immer auch darum, unsere jeweiligen Geschäftsstrategien sinnvoll miteinander zu verbinden und daraus gemeinsame Potenziale zu entwickeln.

Was meinen Arbeitsalltag für mich besonders spannend macht, ist genau diese Mischung. Auf der einen Seite geht es um Zahlen, Verträge, Zertifizierungen und strategische Ziele, auf der anderen Seite vor allem um Beziehungen, Kommunikation und auch Kreativität.

Denn eine erfolgreiche Herstellerpartnerschaft funktioniert für mich langfristig nur dann, wenn beide Seiten die Ziele des jeweils anderen verstehen, individuell aufeinander eingehen und gemeinsam daran arbeiten, diese Ziele zu erreichen.

Welche Rolle spielen langfristige Herstellerpartnerschaften für die IT-Beschaffung bei OCTO IT?

Langfristige Herstellerpartnerschaften spielen für uns eine sehr große Rolle. Bei OCTO IT sind wir grundsätzlich daran interessiert, Partnerschaften nicht nur kurzfristig und projektbezogen aufzubauen, sondern langfristig zu entwickeln und kontinuierlich zu vertiefen. Je länger und intensiver man zusammenarbeitet, desto besser versteht man die Geschäftsmodelle, Anforderungen und strategischen Ziele der jeweils anderen Seite. Dadurch kann sich aus einer klassischen Geschäftsbeziehung mit der Zeit eine echte Partnerschaft entwickeln.

Für mich bedeutet das auch, sich gegenseitig zu unterstützen und gemeinsam zu wachsen. Wir möchten nicht nur von unseren Herstellerpartnern profitieren, sondern ebenso dazu beitragen, das gemeinsame Geschäft weiterzuentwickeln.

Durch eine enge Zusammenarbeit können wir gleichzeitig unsere Kompetenzen, Zertifizierungen und Partnerstatus weiter ausbauen. Das eröffnet uns wiederum zusätzliche Möglichkeiten, unsere Kunden zu unterstützen – beispielsweise durch den Zugang zu bestimmten Produkten, attraktive Preis- und Projektkonditionen, aktuelles Hersteller-Know-how oder direkte Kontakte zu den richtigen Ansprechpartnern. Von einer langfristigen Partnerschaft profitieren deshalb nicht nur OCTO IT und der jeweilige Hersteller, sondern vor allem auch unsere Kunden, für die wir jeden Tag unser Bestes geben.

Und genau das ist für mich der entscheidende Punkt: Eine gute Herstellerpartnerschaft darf kein Selbstzweck sein. Sie muss einen konkreten Mehrwert für unsere Kunden schaffen. Denn letztlich sind unsere Kunden die Grundlage für unser tägliches Geschäft und unseren gemeinsamen Erfolg.

Wie entscheidet Ihr, welche Hersteller und Produkte in das Sortiment aufgenommen werden?

Zunächst muss ein Hersteller natürlich grundsätzlich zu unserem Portfolio und zu den Anforderungen unserer Kunden passen. Wir schauen uns deshalb sehr genau an, welche Produkte und Technologien ein Hersteller anbietet, welchen Mehrwert sie für unsere Kunden bieten und wie sinnvoll sie sich in unser bestehendes Portfolio integrieren lassen.

Genauso wichtig sind für uns Themen wie Qualität, Zuverlässigkeit, Support und natürlich Compliance. Die Produkte und Lösungen, die wir unseren Kunden anbieten, müssen die jeweils relevanten gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen erfüllen. Dabei betrachten wir nicht nur das Produkt selbst, sondern auch den Hersteller dahinter: Welche Strategie verfolgt das Unternehmen? Wie zuverlässig ist die Zusammenarbeit? Wie gut funktionieren Support und Kommunikation? Und besteht auf beiden Seiten die Bereitschaft, gemeinsam eine langfristige Partnerschaft aufzubauen?

Für mich ist dabei nicht entscheidend, möglichst viele Hersteller im Portfolio zu haben. Viel wichtiger ist, dass die Zusammenarbeit strategisch sinnvoll ist, wir hinter den Produkten und Lösungen stehen können und daraus ein echter Mehrwert für unsere Kunden entsteht.

Letztendlich müssen Hersteller, Produkte, unsere eigene Ausrichtung und vor allem der Bedarf unserer Kunden zusammenpassen.

Welche Entwicklungen im IT-Hardware-Markt findest Du aktuell besonders spannend und was bedeutet das für Eure Kunden?

Besonders spannend finde ich aktuell ganz klar die Entwicklungen rund um Künstliche Intelligenz. Ich beschäftige mich auch persönlich sehr intensiv mit KI und verfolge die Entwicklungen in diesem Bereich entsprechend genau. Besonders interessant finde ich, dass KI längst nicht mehr nur ein reines Softwarethema ist, sondern zunehmend direkten Einfluss auf Hardware und damit auch auf die IT-Beschaffung hat.

Ein gutes Beispiel dafür sind sogenannte AI PCs. Neben CPU und GPU verfügen entsprechende Geräte zunehmend über eine NPU, also eine speziell für KI-Anwendungen ausgelegte Neural Processing Unit. Dadurch können bestimmte KI-Workloads direkt auf dem Endgerät verarbeitet werden. Für Unternehmen entstehen dadurch viele neue Möglichkeiten. Gleichzeitig verändern sich damit auch die Anforderungen an die IT-Beschaffung.

Aus meiner Sicht wird es deshalb künftig noch wichtiger, nicht einfach nur die neueste oder leistungsfähigste Hardware einzukaufen. Viel entscheidender ist die Frage, welche Anwendungen im Unternehmen tatsächlich genutzt werden, welche Anforderungen daraus entstehen und welche Hardware dafür wirklich sinnvoll ist. Nicht jedes Unternehmen braucht automatisch sofort einen AI PC oder die neueste Hardwaregeneration. Entscheidend ist vielmehr, den konkreten Anwendungsfall zu verstehen und die IT so auszurichten, dass sie sowohl zu den heutigen Anforderungen als auch zur weiteren technologischen Entwicklung des Unternehmens passt.

Genau hier sehe ich auch unsere Aufgabe bei OCTO IT: Entwicklungen frühzeitig zu erkennen, gemeinsam mit unseren Herstellerpartnern einzuordnen und unseren Kunden dabei zu helfen, daraus die für sie passende Lösung abzuleiten. KI verändert nicht nur die Art, wie wir arbeiten, sondern zunehmend auch die Frage, welche Infrastruktur und Hardware Unternehmen künftig benötigen.

Gemeinsam für eine erfolgreiche IT-Beschaffung

Die Einblicke von Patrick und Désirée zeigen, wie eng strategischer Einkauf und Herstellermanagement bei der IT-Beschaffung miteinander verbunden sind.

Während Patrick und sein Team die Beschaffungsprozesse steuern, Lieferanten koordinieren und passende Lösungen für unterschiedliche Kundenanforderungen finden, kümmert sich Désirée um den strategischen Ausbau unserer Herstellerpartnerschaften und die Weiterentwicklung unseres Portfolios.

Beide Bereiche ergänzen sich und tragen dazu bei, dass wir unsere Kunden bei der Auswahl und Beschaffung ihrer IT-Hardware unterstützen können. Dabei stehen nicht einzelne Produkte im Mittelpunkt, sondern Lösungen, die technisch, wirtschaftlich und langfristig zu den jeweiligen Anforderungen passen.
 

Sie möchten Ihre IT-Beschaffung optimieren?

Ob einzelne Hardwarekomponenten oder die Ausstattung ganzer Unternehmensstandorte: Die OCTO IT AG unterstützt Sie bei der Beschaffung passender IT-Hardware. Profitieren Sie von unserer Erfahrung, unserem Lieferantennetzwerk und unseren langjährigen Herstellerpartnerschaften.

Sprechen Sie mit uns über Ihre Anforderungen. Gemeinsam finden wir die passende Lösung für Ihr Unternehmen.
 

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FAQ zum Thema IT-Beschaffung

Professionelle IT-Beschaffung umfasst die bedarfsgerechte Auswahl und Beschaffung von IT-Hardware für Unternehmen. Dabei geht es nicht nur um den Einkauf einzelner Produkte, sondern auch um die Abstimmung technischer Anforderungen, die Auswahl geeigneter Hersteller und Lieferanten sowie die Berücksichtigung von Kosten, Lieferzeiten und Serviceleistungen.

Ein spezialisierter IT-Dienstleister unterstützt Unternehmen bei der Auswahl geeigneter Hardware und übernimmt die Abstimmung mit Herstellern und Lieferanten. Durch Erfahrung, Marktkenntnis und bestehende Partnerschaften lassen sich passende Produkte identifizieren, attraktive Konditionen nutzen und Beschaffungsprozesse effizienter gestalten.

Neben dem Anschaffungspreis sollten Unternehmen insbesondere auf Leistung, Qualität, Kompatibilität und Lieferfähigkeit achten. Auch Garantie- und Serviceleistungen sowie die langfristige Verfügbarkeit spielen eine wichtige Rolle. Entscheidend ist, dass die Hardware zu den tatsächlichen Anforderungen und zur bestehenden IT-Infrastruktur passt.

Langfristige Herstellerpartnerschaften ermöglichen eine enge Zusammenarbeit und den direkten Austausch mit den jeweiligen Ansprechpartnern. Unternehmen können dadurch beispielsweise von attraktiven Projektkonditionen, aktuellem Hersteller-Know-how und einem besseren Zugang zu bestimmten Produkten profitieren. Gleichzeitig helfen starke Partnerschaften dabei, auch bei komplexen Anforderungen oder Lieferengpässen passende Lösungen zu finden.

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