Der Kollege Stefan Müller im hauseigenen IT-Support bekommt während des Anrufs zufällig gerade die tägliche Statusmeldung vom Backup-System per Mail. Da eigentlich jeden Tag die gleiche, beruhigende Information drinsteht, hat er irgendwann aufgehört, sie zu lesen. Mittlerweile löscht er sie reihenweise. Er vertraut dem System, was soll schon passieren? Doch dann meldet sich Frau Maier.
Hätte der Techniker im Support die Statusmeldungen vom Backup-System aufmerksam gelesen, wüsste er, dass seit einiger Zeit nur noch Mails gesichert werden. Wegen eines Systemfehlers sind seit Monatsbeginn weder Office-Dokumente noch SAP Daten gespeichert worden. Was jetzt? Frau Maier und Herr Müller beschließen kurzerhand, den Ball erst einmal flach zu halten. Vielleicht, so ihre Hoffnung, können sie das Problem noch lösen, ohne viel Aufsehen zu erregen.
Eigentlich hat Herr Müller noch einmal Glück gehabt. Durch den verhältnismäßig kleinen Fehler der Kollegin ist ihm ein fatales Defizit im System aufgefallen, das er nun beseitigen kann. Aber was wäre gewesen, wenn höhere Gewalt wie Feuer oder Unwetter sämtliche Daten auf dem zentralen Server zerstört hätten? Die Datensicherung wäre mangelhaft gewesen. Für den neuen, „jungfräulichen“ Server hätte man nur eine alte, lückenhafte Version zum Aufspielen gehabt. Der Chef hätte getobt und der Geschäftsbetrieb stillgestanden – von der Missachtung geltender Gesetze ganz zu schweigen. Stefan Müller hat seine Lektion gelernt. Künftig wird er jede Statusmeldung lesen, statt sie wie eine lästige Spam-Mail wegzuklicken.
Ein Backup ist wie ein Rettungsboot
Wie fahrlässig sein Verhalten war, lässt sich anhand des Vergleichs mit einem Rettungsboot veranschaulichen: Auch hier muss man sich fragen, ob für alle Passagiere immer ausreichend Platz ist. Und zwar bevor etwas passiert. Backup-Systeme sind die Rettungsinseln Ihrer IT. Sie sind wie der Ersatzreifen eines Vehikels, das die Existenz eines Unternehmens sicherstellt. Die Datensicherung muss funktionieren, wenn es drauf ankommt. Sie braucht fehlerfreie Technik, die Risiken ausschaltet. Sie verlangt nach gut geschulten Mitarbeitern, die ihre Verantwortung ernst nehmen und auch in der Krise besonnen, souverän und zielführend agieren.
Laut einer Erhebung aus den USA ist ein zehntägiger Datenausfall praktisch gleichbedeutend mit dem Aus eines Unternehmens. Jedes zweite geht unmittelbar in die Insolvenz, weiteren 43 Prozent droht der geschäftliche Tod innerhalb eines Jahres. Wo keine Daten fließen, da fehlt der Lebenssaft in den Adern des Unternehmens.
Zum Thema Backup gibt es je nach Unternehmensgröße unterschiedlichste Strategien, Prozesse und Strukturen. Was sie aber alle gemeinsam haben: Sie sollten ein Höchstmaß an Aufmerksamkeit und Pflege erhalten und regelmäßig auf Funktionalität oder Fehler geprüft werden. Dazu gehört auch, dass man den Ernstfall probt. Ein Rettungssanitäter kann einen Patienten nur deshalb wiederbeleben, weil er es geübt hat. Auch der Reifenwechsel geht leichter von der Hand, wenn er am Rande der Autobahn nicht zum ersten Mal durchgeführt wird. Das gleiche Prinzip gilt für Ihre Daten.
Desaster Recovery Test nennen das die Experten. Es meint ein Manöver, in dem Maßnahmen bis zum kompletten Ausfall der Hardware simuliert werden.
Aber auch die Wiederherstellung einzelner Datensätze, die etwa bei Neuinstallationen oder fehlerhaften Formatierungen verloren gehen können, muss erprobt sein. Organisation, Ablauf, Prioritäten und Zuständigkeiten müssen in entsprechenden Dokumentationen verbindlich festgehalten werden. Nur dann ist ein schneller, lösungsorientierter und konfliktfreier Ablauf gewährleistet.
Welche Technologien für ein Backup am sinnvollsten sind, muss jedes Unternehmen auch im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften individuell entscheiden. Klären Sie daher unbedingt, welche Ausfallzeiten Sie verantworten können, wie alt eine Datensicherung maximal sein darf und andere wichtige Fragen.
Ein externer Partner kann die bessere Lösung sein
Je nach Bedeutung können Daten unterschiedlich gesichert und archiviert werden. Das betrifft sowohl die Technologien als auch die Zeitintervalle. Produktions- und Logistikdaten besitzen andere Prioritäten als jene aus der Personalabteilung oder der Buchhaltung. Bei den Erstgenannten ist vielleicht eine stündliche Sicherung auf Festplatten erforderlich, bei den anderen mag eine tägliche auf Magnetbändern reichen. Die Zeiten für die Wiederherstellung sind dann entsprechend unterschiedlich. Große Unternehmen fahren mehrgleisig und nutzen zusätzlich robuste und schnelle SSD-Laufwerke und externe Cloud-Dienste. Achten Sie dabei jedoch unbedingt auf einen vertrauensvollen Anbieter. Oder wollen Sie, dass Ihre hochsensiblen Daten in einem Rechenzentrum in Übersee verschwinden?
Wem das Thema Backup zu heikel oder zu komplex ist, der sollte in jedem Fall einen erfahrenen Dienstleister in Anspruch nehmen. Dieser wird nach eingehender Analyse der Rahmenbedingungen und der jeweiligen gesetzlichen Vorgaben ein Lösungskonzept für eine umfassende Datensicherung erarbeiten, die ihren Namen auch verdient. Und keinesfalls wird er später eine Statusmeldung von Ihrem System ungelesen löschen.