EINE RECHNUNG, VIELE HÄNDE
Nehmen wir das Thema Rechnungswesen und Buchhaltung zum Beispiel. Vom Rechnungseingang bis zur Überweisung war es in der Vergangenheit ein langer Weg durch viele Hände für ein einziges Blatt Papier. In der Poststelle wurde das Dokument geöffnet, per Hauspost ging es dann zur Überprüfung zum jeweiligen Verantwortlichen, von dort noch zum Chef, weil der ja auch sein Häkchen setzen muss, und dann erst landete die Rechnung zur abschließenden Bearbeitung in der Buchhaltung. Ein langwieriges Verfahren, bei dem durchaus auch mal etwas vergessen, verlegt oder verbummelt werden konnte.
In der Welt des digitalen Dokumentenmanagements läuft der Hase anders: Eingehende Rechnungen werden in der Poststelle geöffnet und eingescannt. Faxe und Mails nehmen den direkten Weg aus dem digitalen Posteingang ins digitale Firmennetzwerk. lhre Reise durch die Abteilungen im Haus treten sie nicht mehr in der Umlaufmappe, sondern im Rechnernetzwerk eines Unternehmens an. Dieser digitale Workflow spart nicht nur Fußwege, er ist auch jederzeit nachvollziehbar. Zahlungs- und Skontofristen können direkt mit einem virtuellen Zeitstempel überwacht werden. Das bietet auch Abteilungsleitern und Geschäftsführern sogar per App von unterwegs Einsicht in die Abläufe: Bleibt etwas liegen? Wo und warum? Mit einem digitalen Dokumentenmanagement zieht Transparenz ins Büro ein und auch gegenüber nachfragenden Kunden wird die Auskunftsfähigkeit beschleunigt und erhöht.
DOKUMENTENMANAGEMENT GEHT ÜBERALL
Rechnungswesen und Buchhaltung sind nicht die einzigen Anwendungsbereiche für ein digitales Dokumentenmanagement. Auch Fachabteilungslösungen
bieten sich an, zum Beispiel im Personalwesen, beim Bewerbermanagement, im Vertragsmanagement oder im Projektmanagement. Die Abläufe ähneln sich ohnehin: Es gibt eingehende Dokumente und die müssen abgelegt, verwaltet und bearbeitet werden. Der Gesetzgeber verlangt mittlerweile auf der Basis der seit 2015 geltenden "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugrrff (GoBD)", dass alle eingehenden Dokumente auch in der Form, in der sie eine Firma erreichen, aufbewahrt werden müssen. Sprich: Mails ausdrucken und im Ordner ablegen ist ein Vorgang der Vergangenheit. lm Prinzip ist ein funktionierendes digitales Dokumentenmanagement für jedes Unternehmen heute nicht nur lohnend, sondern verpflichtend, egal, ob mit zwei oder mit 2.000 Mitarbeitern gearbeitet wird.
DIE FLUT DER DOKUMENTE WIRD NICHT ABEBBEN
Die Notwendigkeit, mit Dokumenten einen geordneten - digitalen - Umgang zu pflegen, nimmt angesichts der immer größer werdenden Mengen an Daten um ständig zu. Wie hoch der Papierberg wäre, wenn man alles ausdrucken und ablegen wollte, kann vermutlich kein Mensch sagen. Was man hingegen sicher sagen kann: Der virtuellen und digitalen Arbeit und Zusammenarbeit gehört die Zukunft. Arbeitsnetzwerke in der Projektarbeit, die nach den Regeln der sozialen Netzwerke im Internet funktionieren, sind schon heute keine Zukunftsmusik mehr. Dokumente werden nicht mehr nur digital verwaltet, sie werden auch digital bearbeitet und den Arbeitsabläufen entsprechend in verschiedenen Versionen gespeichert.
STARKE PARTNER SIND GEFRAGT
Wer sich als Unternehmer entscheidet, seine Dokumente und letztlich auch die Abläufe im Betrieb zu digitalisieren, der steht zunächst vor der Frage, mit welchem Partner er dies tun will. Er muss für sich einiges klären: Welche Software habe ich im Unternehmen? Welche namhaften Anbieter gibt es am Markt und welche kommen für mich infrage? Gibt es starke Partner, die im Fall des Falles auch über das Ende eines Anbieters hinaus ein funktionierendes Dokumentenmanagement gewährleisten können? Komme ich auch wieder an meine Dokumente heran und kann ich sie problemlos exportieren?
Es gilt genau zu prüfen, an welchen Partner man sich womöglich für viele Jahre bindet. Ein guter Start ist ein Kickoff-Workshop mit einem möglichen Anbieter. Hier werden Bedürfnisse analysiert und es fließen Erfahrungen und Möglichkeiten des künftigen lT-Partners ein. Am Ende kann ein Pflichtenheft stehen, mit dem weitere Schritte auf dem Weg zum Dokumentenmanagement geklärt und Möglichkeiten der Zusammenarbeit aufgezeigt werden. Wichtig ist aber auch die Akzeptanz in der Belegschaft für die neue Welt der Dokumente. Experten raten daher, digitales Dokumentenmanagement in mehreren Schritten einzuführen. Eine Abteilung macht den Vorreiter. Andere können nachziehen, sobald sie erkannt haben, wie gut das neue System läuft. Manche Mitarbeiter müssen mit Geduld abgeholt werden, bis am Ende eine große Lösung für alle Dokumente in einem Unternehmen steht.
FACTS ZUM DOKUMENTENMANAGEMENT
- Nach einer Erhebung im Mittelstand werden 10 bis 30% der täglichen Arbeitszeit dafür verwendet, Dokumente abzulegen, zu suchen und zu verwalten.
- 25% aller mittelständischen Unternehmen setzen bereits auf digitalen Schriftverkehr. Weitere 40% wollen zukünftig vermehrt auf digitale Kommunikation umstellen. (Umfrage von Bitkom Research)
- 83% aller Mitarbeiter in der Verwaltung verlieren täglich Zeit aufgrund von Problemen mit unterschiedlichen Versionen eines Dokumenles. 47% wissen gar nicht, dass sie an einer falschen Version arbeiten.
- Ein gutes Dokumentenmanagement-System hat immer Schnittstellen zu bestehenden Anwendungen und lässt sich nahtlos integrieren.
- Der ROI für ein gutes Dokumentenmanagement liegt bei weniger als einem Jahr.
HABEN SIE BEDARF IN IHREM UNTERNEHMEN?
- Wie transparent verlaufen die Wege, die ein Dokument nimmt, in lhrem Unternehmen? Bleibt etwas liegen? Werden Zahlungsfristen eingehalten?
- Wie viel Zeit wird für die Ablage und Suche nach Dokumenten in Ordnern und Mappen verschwendet?
- Entspricht lhr Umgang mit Dokumenten den gesetzlichen Vorgaben? Werden digital eingehende Dokumente auch digital abgelegt? Wie rechtssicher ist lhr Umgang mit relevanten Dokumenten ?
- lst lhr Unternehmen gewappnet für die immer größer werdende Daten- und Dokumentenflut im Arbeitsleben? Bestellen Sie noch Pappordner oder sorgen Sie für genügend Speicherplatz im Netzwerk?