So geht´s: Mit 10 Tipps zu mehr Produktivität am Arbeitsplatz
Wenn Aufgaben effizient erledigt werden, fühlen sich Mitarbeitende erfüllter und können auch entspannter in ihren Feierabend starten. Ob im Büro oder im Homeoffice, wir alle streben danach, unsere Produktivität zu steigern, doch das gestaltet sich oft schwieriger als man denkt.
Wie lässt sich theoretisches Vorhaben erfolgreich in der Praxis umsetzen? Um produktiver zu arbeiten, gibt es verschiedene Strategien, wie die Priorisierung der Aufgaben und die Schaffung einer positiven Arbeitsumgebung. Du möchtest Dich weiter mit dem Thema Steigerung der Produktivität bei der Arbeit auseinandersetzen? Im Folgenden findest Du 10 Tipps, Die Dich dabei unterstützen werden!
1. Ablenkung vermeiden
Unsere moderne Welt ist voller Reize. Durch Smartphone Benachrichtigungen, Neuigkeiten auf Social-Media-Kanälen oder neue E-Mails im Posteingang gibt es immer wieder zahlreiche Unterbrechungen. Diese können unsere Aufmerksamkeit von der Arbeit gravierend ablenken. Auch Langeweile, Müdigkeit oder mangelndes Interesse führen schnell zu Ablenkung.
Zudem sind wir biologisch darauf eingestellt, auf unerwartete oder neue Reize zu reagieren. Unser Gehirn neigt dazu, sich auf diese Reize zu konzentrieren, auch wenn sie nicht unbedingt wichtig sind. Indem versucht wird, die Ablenkung zu minimieren, kann die Produktivität deutlich gesteigert werden. Dies benötigt oft bewusste Anstrengungen, wie das Abschalten von Benachrichtigungen, die Sicherung einer ruhigen Arbeitsumgebung und das Festlegen von klaren Arbeitszeiten, in denen Du ungestört arbeiten kannst.
2. Effizienzsteigerung durch mehr Pausen
Höre auf Deinen Köper, denn an manchen Tagen hast Du mehr Energie als an anderen. Wer effektiv arbeiten möchte und seine Produktivität steigern will, muss darauf achten, seinem Körper auch Auszeiten zu gönnen. Ein kurzer Spaziergang an der frischen Luft oder ein paar leichte Bewegungsübungen können sinnvoll sein, um den Kopf freizubekommen.
Das menschliche Gehirn kann ca. eine Stunde lang Höchstleistungen erbringen, danach benötigt es Regeneration. Dies belegen Studien, aus denen auch hervorgeht, dass alle 52 Minuten eine durchschnittliche Pause von etwa 17 Minuten am effizientesten ist. Theorie vs. Realität: Diese Technik ist nicht für jede Tätigkeit geeignet und lässt sich in der Praxis demnach auch nicht immer umsetzen.
3. Ausreichend Schlaf
Ausgeruht und fit am Arbeitsplatz zu sein ist entscheidend für unsere Leistungsfähigkeit und unser Wohlbefinden. Ausreichender Schlaf spielt dabei eine zentrale Rolle. Regelmäßiger und ausreichender Schlaf ist nicht nur für unsere körperliche Gesundheit, sondern auch für unsere geistige Leistungsfähigkeit und Kreativität wichtig. Dein Körper braucht ausreichend Schlaf, um sich zu erholen und seinen Energiespeicher aufzuladen. Zu wenig Schlaf kann zu Konzentrationsmangel, Müdigkeit und dadurch auch zu mehr Fehlern und weniger Motivation führen. Für die meisten Menschen wird in etwa 7-8 Stunden Schlaf pro Tag empfohlen.
4. To-do-Listen
To-do-Listen sind ein effektives Werkzeug, um die Produktivität zu steigern. Sie ermöglichen es, Aufgaben zu organisieren, Prioritäten zu setzen und den Fortschritt im Blick zu behalten. Durch das Auflisten von Aufgaben wird der Geist entlastet und man kann sich besser auf die anstehenden Aufgaben konzentrieren. Zudem bieten To-do-Listen eine klare Struktur für den Tag, was dazu beiträgt, Zeit effizienter zu nutzen. Insgesamt fördern To-do-Listen also eine organisierte und zielgerichtete Arbeitsweise, die Deine Produktivität steigern kann.
5. Prioritäten setzten
Um die Produktivität zu steigern, ist es entscheidend, klare Prioritäten zu setzen. Indem man sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentriert und diese zuerst erledigt, kann man effizienter arbeiten und bessere Ergebnisse erzielen. Das bedeutet, sich bewusst zu machen, welche Aufgaben den größten Einfluss auf die langfristigen Ziele haben und ihnen entsprechend Priorität einzuräumen. Durch diese Fokussierung vermeidet man Ablenkungen und kann seine Zeit und Energie effektiver nutzen. Es ist auch hilfreich, regelmäßig zu überprüfen, ob die gesetzten Prioritäten noch aktuell sind und sie gegebenenfalls anzupassen. Letztendlich führt das Setzen von klaren Prioritäten zu einer verbesserten Effizienz, einem besseren Zeitmanagement und einem Gefühl der Zufriedenheit mit der eigenen Arbeit.
6. Verringerung unnötiger Arbeit
Kleine zeitraubende Aufgaben, ohne richtigen Mehrwert, kosten wertvolle Zeit und sorgen dementsprechend für weniger Produktivität. Durch das Identifizieren und Eliminieren von Zeit- und Ressourcenverschwendungen kannst Du effizienter arbeiten und bessere Ergebnisse erzielen. Dies kann geschehen, indem unproduktive Gewohnheiten überwunden werden oder ineffiziente Prozesse optimiert werde. Letztendlich ermöglicht Dir die Verringerung unnötigen Aufwands, Deine Zeit und Energie effektiver einzusetzen und Deine Ziele schneller zu erreichen.
7. Arbeitsplatz sauber halten
Ein aufgeräumter Arbeitsplatz ist entscheidend für eine effiziente Arbeitsweise. Ein überladener Schreibtisch mit Zetteln, Krümeln und Broschüren kann den Fokus beeinträchtigen und die Produktivität mindern. Der Begriff "Arbeitsplatz" besteht aus "Arbeit" und "Platz" – ohne ausreichenden Raum leidet die Arbeitsleistung. Daher ist es wichtig, den Arbeitsplatz sauber und frei von unnötigen Sachen zu halten, um Zeit und Platz für die wesentlichen Aufgaben zu gewinnen.
8. Zeitmanagement
Zeitmanagement ist wichtig, da es Dir hilft, Deine Zeit effizient zu nutzen und Deine Produktivität zu steigern, während gleichzeitig Stress reduziert wird. Im Laufe der Zeit haben sich verschiedene Strategien entwickelt, um dieses Ziel zu erreichen und Prokrastination zu vermeiden. Hier sind einige der wichtigsten Zeitmanagement-Techniken, die Du für Dich selbst ausprobieren kannst: die Pomodoro-Technik, die Eisenhower-Matrix oder die "Eat-That-Frog" Methode.
Pomodoro-Technik
Die Pomodoro-Technik, entwickelt in den späten 1980er Jahren von Francesco Cirillo, ist eine Zeitmanagement-Methode zur Steigerung der Produktivität. Benannt nach dem italienischen Wort für Tomate (pomodoro) und inspiriert von einer tomatenförmigen Küchenuhr, teilt sie Aufgaben in 25-Minuten-Einheiten ("Pomodori") mit kurzen Pausen. Nach vier solcher Einheiten folgt eine längere Pause. Diese Methode soll die Konzentration und Leistungsfähigkeit verbessern.
Das Eisenhower-Prinzip
Das Eisenhower-Prinzip ist eine Methode zur Priorisierung von Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit in Kategorien. Ziel ist es, den Fokus auf wesentliche Tätigkeiten zu legen und Zeit effektiv zu nutzen.
1. Dringend und wichtig – Erledigen
2. Wichtig, aber nicht dringend – Terminieren
3. Dringend, aber nicht wichtig – Delegieren
4. Weder dringend noch wichtig – Entsorgen
„Eat the Frog“ Methode
Das Prinzip besagt, die schwierigsten Aufgaben zuerst zu erledigen. Tracy zitiert Twain: „Wenn es Ihre Aufgabe ist, einen Frosch zu essen, tun Sie dies am besten morgens. Und wenn es zwei sind, essen Sie zuerst den größten.“
Die unangenehmste Aufgabe soll ohne Ablenkung zuerst angegangen werden, was zu einer positiven Dynamik für den restlichen Tag führt. Die Konzentration auf eine wesentliche Aufgabe verhindert zudem, sich in weniger wichtigen Tätigkeiten zu verlieren.
9. Multitasking vermeiden
Multitasking fühlt sich oft wie effizientes Arbeiten an, doch Studien haben gezeigt, dass das Gehirn nicht in der Lage ist, sich gleichzeitig auf mehrere Aufgaben zu konzentrieren. Stattdessen verbraucht das ständige Wechseln zwischen Aufgaben unnötige Ressourcen und führt zu Zeitverlust und schlechterer Leistung. Die zunehmende Arbeitsintensivierung zwingt viele Arbeitnehmer jedoch dazu, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen, was zu einem Produktivitätsverlust führen kann.
10. Du musst nicht immer ein Perfektionist sein
Perfektionismus kann zwar gelegentlich seine Berechtigung haben, aber auf lange Sicht kann er die Produktivität erheblich beeinträchtigen. Es gibt immer Verbesserungen, die man an seiner Arbeit vornehmen könnte, aber zu welchem Preis? Manchmal ist es wichtiger, anzuerkennen, dass etwas gut genug ist.
Fazit: Produktivität macht den Unterschied
Produktive Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter steigern die Wettbewerbsfähigkeit und tragen zur Gesamtleistung des Unternehmens bei. Eine gesteigerte Leistungsfähigkeit fördert langfristigen Erfolg, weshalb es essenziell ist, kontinuierlich an der Optimierung der Arbeitsweise zu arbeiten, um maximale Effizienz zu erzielen und langfristigen Erfolg zu sichern. Effektivität kann sich zudem positiv auf Dein Wohlbefinden auswirken, denn die Steigerung der Produktivität am Arbeitsplatz kann Glück und Zufriedenheit fördern, indem sie ein Gefühl der Erfüllung durch das Erreichen von Zielen und das Reduzieren von Stress schafft.
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Häufige Fragen zum Thema Produktivität
Dein Arbeitsplatz sollte aufgeräumt und frei von Ablenkung sein. Eine ergonomische Einrichtung kann zu mehr körperlichem Wohlbefinden führen, was wiederum zu mehr Produktivität führen kann.
Wenn Du Dich körperlich wohlfühlst, bist Du in der Regel auch produktiver. Es sollte auf eine ausgewogene Ernährung und ausreichend Bewegung geachtet werden. Auch genügend Schlaf sowie ausreichend Pausen zwischen den Arbeitsschritten fördern die Produktivität.
Effektive Kommunikation und Zusammenarbeit sind entscheidend für die Produktivität eines Teams. Es sollten klare Ziele und Erwartungen gesetzt werden. Regelmäßige Updates und eine transparente Kommunikation sind hier von Vorteil. Des Weiteren sind effektive Meetings, die Nutzung geeigneter Tools (z.B. Microsoft Teams / Notes), Teambuilding-Maßnahmen und Vertrauen sowie ein offenes und ehrliches Feedback wichtig für die Produktivität im Team.
Die Anwendung der richtigen Strategie erfordert regelmäßige Selbstreflexion und Anpassung. Du solltest selbst herausfinden, was für Dich persönlich am besten funktioniert und versuchen, diese Strategie in Deinen Alltag zu integrieren. Eine persönliche und kontinuierliche Evaluation sowie Anpassung sind hierbei wichtig, um langfristig motiviert und produktiv zu bleiben.